Je eerste factuur als zzp’er maken: voorbeeld en wat erop moet staan
Je eerste factuur als zzp'er: welke gegevens verplicht zijn, een voorbeeldfactuur regel voor regel, de btw en welke betaaltermijn je afspreekt.
Je eerste klus zit erop, de opdrachtgever is tevreden en nu moet er een factuur de deur uit. Dat voelt als een formaliteit, maar het is het moment waarop je als zzp’er voor het eerst laat zien dat je de zakelijke kant ook beheerst. Een factuur waar een verplicht gegeven op ontbreekt, kan een opdrachtgever terugsturen, en dan wacht je langer op je geld. Ik loop hieronder door wat er volgens de Belastingdienst op moet staan, hoe een voorbeeldfactuur eruitziet en hoe je de btw en de betaaltermijn regelt.
Ben je nog niet zo ver en twijfel je over de inschrijving zelf, lees dan eerst wat de inschrijving bij de KVK kost en wat daarna komt. Dit stuk gaat ervan uit dat je ingeschreven bent en een btw-identificatienummer hebt gekregen.
Wat er verplicht op je factuur moet staan
De Belastingdienst houdt een vaste lijst bij van factuureisen. Mis je er een, dan kan je klant de btw niet aftrekken, en dat is precies waarom een boekhouder aan de andere kant je factuur terugstuurt. Dit moet erop.
- Je volledige naam of bedrijfsnaam, en de naam van je klant
- Je adres en dat van je klant (een postbus alleen is niet genoeg)
- Je btw-identificatienummer
- Je KVK-nummer
- De factuurdatum
- Een factuurnummer dat opvolgend is en maar één keer voorkomt
- Een omschrijving van wat je hebt geleverd, met de hoeveelheid
- De datum waarop je het werk deed of de levering plaatsvond
- Het bedrag zonder btw, per tarief als er meerdere tarieven gelden
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
Let op het verschil tussen je btw-identificatienummer en je omzetbelastingnummer. Je krijgt van de Belastingdienst twee nummers. Het btw-identificatienummer (dat begint met NL en eindigt op B gevolgd door twee cijfers) zet je op facturen en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst zelf. Als eenmanszaak bevatte dat laatste vroeger je burgerservicenummer, en daarom hoort het niet op papier dat naar klanten gaat.
Een voorbeeldfactuur, regel voor regel
Zo ziet een eenvoudige factuur van een startende tekstschrijver eruit. De bedragen zijn een rekenvoorbeeld, je eigen tarief vul je zelf in.
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Van | Tekstbureau Sanne Jansen, Dorpsstraat 1, 1234 AB Utrecht |
| Aan | Bakkerij De Korrel bv, Marktplein 5, 5678 CD Amersfoort |
| KVK-nummer | 12345678 |
| Btw-identificatienummer | NL000099998B57 |
| Factuurnummer | 2026-001 |
| Factuurdatum | 1 oktober 2026 |
| Leverdatum | 15 tot en met 26 september 2026 |
| Omschrijving | Teksten voor vijf productpagina’s, 10 uur à 50 euro |
| Bedrag zonder btw | 500,00 euro |
| Btw 21 procent | 105,00 euro |
| Totaal te betalen | 605,00 euro |
| Betaling | Binnen 30 dagen op IBAN NL00 BANK 0123 4567 89, onder vermelding van factuurnummer 2026-001 |
Over dat factuurnummer twijfelen veel beginners. Je mag zelf een systeem kiezen, zolang de nummers op elkaar volgen en geen nummer twee keer voorkomt. Een jaartal ervoor, zoals hierboven, maakt het overzichtelijk en vertelt een klant niet meteen dat dit je allereerste factuur is. Begin dus gerust bij 001, daar hoef je je niet voor te schamen. Wil je liever niet dat het zo opvalt, dan kun je bij een ander getal starten, zolang je daarna netjes doornummert.
Btw, de kleineondernemersregeling en verlegde btw
De meeste diensten vallen onder het algemene tarief van 21 procent. Sommige leveringen hebben 9 procent, bijvoorbeeld boeken en voedingsmiddelen. Twijfel je over jouw werk, zoek het dan op bij de Belastingdienst voordat je de eerste factuur verstuurt, want een fout tarief corrigeren kost je meer tijd dan het één keer goed uitzoeken.
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Op je factuur staat dan geen btw-bedrag, en het is netjes om er een zin bij te zetten dat je gebruikmaakt van de KOR, zodat de klant niet denkt dat je het vergeten bent. Werk je voor een opdrachtgever in een ander EU-land, of in een sector waar de btw verlegd wordt, dan zet je geen btw op de factuur maar wel de vermelding dat de btw verlegd is, plus het btw-nummer van je klant. Dat zijn uitzonderingen. Voor je eerste factuur aan een Nederlandse klant is 21 procent bijna altijd het antwoord.
Betaaltermijn en wanneer je factureert
Spreek je niets af, dan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Volgens Ondernemersplein mogen bedrijven onderling maximaal 60 dagen afspreken, en een groot bedrijf mag een kleine ondernemer sinds 2022 niet langer dan 30 dagen laten wachten. Ik zou als beginner zelf altijd een termijn op de factuur zetten. Veertien dagen is voor kleine opdrachtgevers heel gangbaar, en het scheelt je een maand op je bankrekening.
Stuur de factuur ook op tijd. De Belastingdienst wil dat je uiterlijk op de vijftiende dag na de maand van levering factureert. Werk je in september, dan moet de factuur dus voor half oktober verstuurd zijn. Mijn advies is om het meteen na oplevering te doen, als de klant nog blij is met het resultaat.
Wat je nodig hebt voor je eerste factuur
- Je KVK-nummer en btw-identificatienummer (uit de brief van de Belastingdienst na je inschrijving)
- De volledige bedrijfsnaam en het adres van je klant, liefst uit het KVK-register gecontroleerd
- Een zakelijke rekening, of in elk geval een vaste rekening die je alleen voor je bedrijf gebruikt
- Een sjabloon in Word of Google Docs, of een boekhoudprogramma dat facturen maakt
- Een map of administratie waarin je elke factuur bewaart
Een boekhoudprogramma vind je bij de bekende aanbieders voor zzp’ers, de meeste hebben een proefperiode. Ik zou er al bij de eerste factuur een kiezen, omdat het de nummering en de btw voor je bijhoudt en je aan het eind van het kwartaal je btw-aangifte er zo uit kunt halen. Een zelfgemaakt sjabloon werkt ook, maar dan ben je zelf verantwoordelijk voor het doornummeren.
Bewaar je facturen zeven jaar, dat is de bewaarplicht voor je administratie. Hoe je die verder opzet, lees je in het stuk over zzp-administratie voor beginners. En stuurde je vooraf een offerte, neem dan dezelfde omschrijving over op je factuur. Hoe je die eerste offerte opbouwt, maakt de factuur achteraf een stuk makkelijker, want dan staat er niets op wat de klant niet al gezien heeft.
