Je eerste offerte schrijven: wat er in elk onderdeel hoort

De eerste offerte die ik ooit verstuurde was drie regels lang. Een omschrijving, een bedrag, en de zin dat ik het graag zou doen. De klant reageerde enthousiast, wij begonnen, en zes weken later hadden we ruzie over wat er precies was afgesproken. Niet omdat een van ons kwaad wilde, maar omdat er in die drie regels ongeveer twintig dingen niet stonden.

Een offerte is namelijk geen prijsopgave. Het is de plek waar je vastlegt wat je wel doet en wat je niet doet, en dat tweede deel is bij een eerste opdracht belangrijker dan het bedrag. Bijna elke discussie tussen een opdrachtgever en een beginnende zelfstandige gaat over de grens van de opdracht, en die grens trek je hier of nergens.

De onderdelen op een rij

Onderdeel	Wat erin hoort	De fout die beginners maken
Kop en nummer	Het woord offerte, een uniek nummer, de datum en je eigen gegevens met KVK-nummer en btw-identificatienummer	Geen nummer gebruiken, waardoor je later niet kunt verwijzen naar welke versie je bedoelt
Gegevens van de klant	Bedrijfsnaam, contactpersoon, adres, en bij een groter bedrijf de afdeling	Sturen naar iemand die niet mag tekenen, waarna de offerte intern blijft zweven
De aanleiding	Twee tot vier zinnen over wat de klant heeft gevraagd, in zijn eigen woorden	Meteen bij de prijs beginnen, waardoor de klant niet ziet dat je zijn probleem hebt begrepen
Wat je gaat doen	De werkzaamheden, concreet en per onderdeel, met het resultaat dat je oplevert	Vage termen als begeleiding of optimalisatie, die achteraf alles kunnen betekenen
Wat je niet doet	Een korte lijst van wat buiten de opdracht valt en wat los wordt gefactureerd	Dit weglaten omdat het negatief oogt, wat het duurste weglaten van allemaal is
Prijs	Bedragen exclusief btw, met het btw-tarief en het totaal inclusief eronder	Alleen een totaalbedrag noemen, waardoor er niets meer te schuiven valt als het budget krap is
Planning	Startdatum of doorlooptijd, met de voorwaarde waaronder die geldt	Een einddatum toezeggen die afhangt van aanlevering door de klant, zonder dat op te schrijven
Betaalvoorwaarden	Betaaltermijn, of je in termijnen factureert, en bij grotere opdrachten een aanbetaling	Dertig dagen aanhouden terwijl je zelf binnen een week je materiaal moet betalen
Geldigheid	Een termijn van veertien tot dertig dagen waarna de prijs vervalt	Geen einddatum, waarna iemand vier maanden later akkoord geeft tegen het oude tarief
Akkoord	Hoe de klant akkoord geeft, en de verwijzing naar je algemene voorwaarden	Voorwaarden noemen zonder ze mee te sturen, waardoor ze juridisch niet gelden

De twee onderdelen waar het echt om draait

Van die tien zijn er twee die het verschil maken tussen een soepele opdracht en een moeizame. Het eerste is de lijst met wat je niet doet. Beginners laten die weg omdat hij defensief overkomt, en dat is precies verkeerd om gedacht: een klant die leest dat het aanleveren van teksten niet bij jouw werk hoort, weet meteen wat er van hem verwacht wordt. Zonder die zin gaat hij ervan uit dat jij dat doet, en gratis. Ik houd het bij drie tot vijf regels, feitelijk geformuleerd, met daarachter wat het wel kost als je het er alsnog bij doet.

Het tweede is de manier waarop je de prijs opbouwt. Eén bedrag onderaan de pagina laat de klant maar twee keuzes: ja of nee. Splits je hetzelfde bedrag in drie of vier onderdelen, dan ontstaat er een derde optie, namelijk het weglaten van een deel. Dat klinkt als omzetverlies en het is het tegenovergestelde: een klant die iets kan schrappen zegt vaker ja tegen de rest, en je komt niet in de positie waarin je over je uurtarief moet gaan onderhandelen. Wat een uur van jou moet opleveren en welke kosten daarin verstopt zitten, is een rekensom die veel starters te laat maken, en daar gaat het stuk over wat je in de eerste week als zzp’er regelt dieper op in.

Over het bedrag zelf

Vraag altijd meer dan het bedrag waarvan je een beetje misselijk wordt. Dat is geen brutaliteit maar rekenwerk: van een uurtarief gaat inkomstenbelasting af, plus je pensioen, plus verzekeringen, plus de uren die je aan administratie en acquisitie kwijt bent en die niemand betaalt. Een zelfstandige met een tarief dat gelijk is aan zijn oude bruto-uurloon verdient netto aanzienlijk minder dan in loondienst. Wie wil weten welke posten er nog meer bij komen kijken, vindt in zzp-administratie voor beginners de vaste lasten die je in je tarief moet verwerken.

Een vaste prijs of een uurtarief is de andere vraag. Mijn stelregel: bij werk waarvan jij de omvang kunt overzien een vaste prijs, want dan verdien je aan je eigen snelheid. Bij werk waarvan de omvang bij de klant ligt een uurtarief met een schatting en een afspraak dat je belt zodra je in de buurt van dat aantal komt. Een vaste prijs afgeven voor iets waarvan je de omvang niet kent, is de klassieke manier waarop een eerste opdracht een verliespost wordt.

Versturen en opvolgen

Stuur je offerte als pdf en niet als bewerkbaar bestand, met een korte begeleidende mail waarin de kern in twee zinnen staat. Veel mensen lezen alleen die mail. Zet er de geldigheidsdatum bij, want dat is de enige zin die iemand in beweging brengt.

Hoor je na een week niets, bel dan. Niet mailen, bellen. Een offerte die blijft liggen is meestal geen afwijzing maar een agenda-probleem, en één telefoontje van dertig seconden haalt hem van de stapel. Krijg je nee te horen, vraag dan waarom, want dat antwoord is de goedkoopste marktinformatie die er bestaat. Was het de prijs, de doorlooptijd, of hadden ze intern iemand? Na tien offertes weet je waar je zit.

Modeldocumenten, een offertevoorbeeld en algemene voorwaarden om van te vertrekken staan bij de KVK. Neem die niet blind over, maar gebruik ze als checklist naast de tabel hierboven. En als je nog geen plek hebt waar je opdrachtgever je kan opzoeken voordat hij je offerte opent: dat is de eerstvolgende klus, en de opties en kosten daarvoor staan in een website laten maken als zzp’er.

Die drie regels van mijn eerste offerte zijn inmiddels twee pagina’s geworden. Dat is niet omdat ik wantrouwiger ben geworden, maar omdat ik heb gemerkt dat een klant die precies weet wat hij krijgt, achteraf zelden ontevreden is.