Je eerste btw-aangifte als zzp’er: stappenplan voor de deadline van 31 oktober

Ben je dit jaar begonnen als zzp’er, dan komt er waarschijnlijk een moment waarop je voor het eerst inlogt bij de Belastingdienst en een btw-aangifte voor je neus hebt. Voor wie per kwartaal aangifte doet, moet de aangifte over het derde kwartaal van 2026 uiterlijk 31 oktober 2026 binnen zijn, en de betaling ook. Het invullen zelf is minder eng dan het lijkt. Het lastige zit vooral in de voorbereiding, en daar gaat dit stappenplan over.

Wanneer moet je aangifte doen

De meeste starters doen aangifte per kwartaal. De Belastingdienst zet de uiterste data op een rij, en voor de rest van 2026 en het begin van 2027 zien die er zo uit.

Tijdvak	Aangifte en betaling binnen op
3e kwartaal 2026 (juli tot en met september)	31 oktober 2026
4e kwartaal 2026 (oktober tot en met december)	31 januari 2027
Aangifte per maand, september 2026	31 oktober 2026
Aangifte per jaar, over 2026	31 maart 2027

Let op het woord binnen. Het gaat om de datum waarop de aangifte en het geld bij de Belastingdienst moeten zijn, niet om de dag waarop jij op verzenden klikt of de overboeking start. Ik zou er zelf altijd een week speling in houden. Werk je met boekhoudsoftware, dan kun je de aangifte pas vanaf de 24e van de laatste maand van het tijdvak insturen. Eerder geeft een foutmelding.

Ook zonder omzet doe je aangifte

Dit is de valkuil waar veel beginners in trappen. Heb je dit kwartaal nog niets verdiend, dan moet je volgens de Belastingdienst toch aangifte doen. Zonder omzet en zonder uitgaven doe je een nihilaangifte, waarbij je aanvinkt dat je niets hebt om aan te geven. Heb je wel kosten gemaakt, bijvoorbeeld voor een laptop of software, dan doe je gewoon aangifte en vraag je de btw over die uitgaven terug. Een startend bedrijf levert dan soms zelfs geld op in het eerste kwartaal.

Krijg je als starter een papieren aangifte thuisgestuurd, dan doe je die eerste keer op papier. De Belastingdienst stuurt dat formulier na je aanmelding bij de KVK. Krijg je geen papieren formulier, dan doe je de aangifte online via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Wie zich net heeft ingeschreven, leest in wat er na je KVK-inschrijving komt hoe die stappen op elkaar volgen.

Stappenplan voor je eerste aangifte

Dit heb je nodig voordat je begint.

• Alle verkoopfacturen van het kwartaal, met per factuur het bedrag zonder btw en het btw-bedrag
• Alle inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke uitgaven, op jouw bedrijfsnaam
• Je inlogmiddel voor Mijn Belastingdienst Zakelijk (DigiD, eHerkenning of een Europees erkend inlogmiddel)
• Een uurtje rust, zonder dat je tussendoor mails beantwoordt

1. Tel je omzet op. Neem alle facturen die je in het kwartaal hebt verstuurd en tel de bedragen zonder btw op, gesplitst per tarief (21 procent of 9 procent). Heb je je facturen netjes opgesteld, met de gegevens uit het factuurvoorbeeld voor zzp’ers, dan is dit een kwestie van optellen.
2. Tel de btw op je uitgaven op. Dit heet voorbelasting. Je mag die alleen aftrekken als het om zakelijke uitgaven gaat en je er een geldige factuur voor hebt.
3. Log in en start de aangifte. Ga in Mijn Belastingdienst Zakelijk naar Btw en daarna naar Btw-aangifte, en klik op Starten. Vul bij de introductie in dat je iets hebt om aan te geven, plus je naam en telefoonnummer.
4. Vul rubriek 1 in. Bij 1a zet je je omzet tegen 21 procent, links het bedrag zonder btw en rechts de btw. Werk je met het lage tarief, dan gebruik je 1b.
5. Sla buitenland over als het niet voor jou geldt. Rubriek 3 en 4 zijn voor zaken met het buitenland. Heb je die niet, dan klik je door.
6. Vul bij 5b je voorbelasting in. Het systeem rekent zelf uit wat je moet betalen of terugkrijgt.
7. Controleer het overzicht en verstuur. Op het laatste scherm zie je het eindbedrag en het betalingskenmerk. Bewaar de bevestiging.
8. Betaal zelf. Je krijgt geen rekening. Je maakt het bedrag zelf over met het betalingskenmerk erbij, of je betaalt direct met iDEAL als je de aangifte online hebt gedaan.

Rekenvoorbeeld

De Belastingdienst gebruikt in zijn uitleg over het invullen een voorbeeld dat goed laat zien hoe het werkt. Iemand verkoopt handgemaakte sieraden met 21 procent btw en heeft in een kwartaal 5.000 euro omzet zonder btw. Daarnaast kocht ze voor 1.000 euro zonder btw spullen in voor het bedrijf.

Onderdeel	Bedrag zonder btw	Btw
Omzet (rubriek 1a)	5.000 euro	1.050 euro
Voorbelasting (rubriek 5b)	1.000 euro	210 euro
Te betalen		840 euro

Het mooie aan dit voorbeeld is dat het ook laat zien waarom je die btw niet als jouw geld moet zien. Van elke factuur van 1.210 euro is 210 euro nooit van jou geweest. Ik raad iedere starter aan om die btw meteen bij binnenkomst door te zetten naar een aparte spaarrekening. Dan schrik je eind oktober niet van een bedrag dat je al hebt uitgegeven.

Krijg je juist geld terug, dan stuurt de Belastingdienst binnen acht weken na je aangifte een brief, en staat het geld binnen een week na de datum van die brief op je rekening.

Misschien hoef je geen btw te rekenen

Verwacht je een kleine omzet, kijk dan of de kleineondernemersregeling (KOR) bij je past. Je kunt meedoen als je bedrijf in Nederland gevestigd is en je omzet niet hoger is dan 20.000 euro per kalenderjaar, zowel in het jaar waarin je je aanmeldt als in het jaar daarvoor. Dat staat in de voorwaarden van de KOR. Doe je mee, dan reken je geen btw aan je klanten en kun je ook geen btw op je uitgaven terugvragen. Voor iemand met weinig kosten en vooral particuliere klanten kan dat gunstig zijn, voor iemand die net een dure laptop en camera kocht juist niet. Reken het allebei even uit voordat je je aanmeldt.

Na de eerste keer

De eerste aangifte kost tijd omdat je alles uit moet zoeken. De tweede gaat al veel sneller, zeker als je je bonnetjes per maand bijhoudt in plaats van alles in de laatste week van oktober bij elkaar te zoeken. Hoe je dat inricht, lees je in zzp-administratie voor beginners. En wil je herinnerd worden aan de volgende datum, dan stuurt de app Btw-Alert van de Belastingdienst je een bericht zodra het tijd is.