Voor het eerst notuleren zonder alles op te schrijven
Notuleren wordt vaak aan de nieuwste collega gegeven en bijna altijd verkeerd uitgelegd. Waarom een compleet verslag het slechtste verslag is, en wat er dan wel in hoort.
Het overkomt vrijwel iedereen in de eerste maanden van een eerste baan. Halverwege een vergadering kijkt iemand jouw kant op en zegt: jij notuleert even, toch? Er wordt geen uitleg bij gegeven, want in de beleving van de vraagsteller is het geen vaardigheid maar een taak. Je typt op wat er gezegd wordt, je stuurt het rond, klaar.
Zo werkt het niet, en dat merk je dezelfde avond nog. Je zit met vier pagina’s tekst waarin alles staat wat er gezegd is en waarin niemand kan terugvinden wat er nu eigenlijk is besloten. Je hebt drie kwartier lang geen woord bijgedragen aan het gesprek omdat je aan het typen was. En omdat je alles hebt opgeschreven, staan er ook zinnen in die iemand liever niet zwart op wit had gezien.
Notulen zijn het geheugen van een organisatie
De denkfout zit in het woord verslag. Notulen zijn geen verslag van een vergadering, ze zijn het geheugen van een organisatie. Het enige waarvoor ze over drie maanden worden geopend, is de vraag: wat hadden we hierover ook alweer besloten, en wie zou wat doen? Alles wat niet bijdraagt aan het beantwoorden van die vraag, mag weg. Dat is niet slordig, dat is de bedoeling.
Dus schrijf je op wat er besloten is, wat er is afgesproken en door wie, en wat er is uitgesteld en tot wanneer. Verder eigenlijk niets. Een discussie van twintig minuten waaruit geen besluit voortkomt, verdient één zin: dit is besproken, er is nog geen knoop doorgehakt, het komt terug op de volgende agenda. Wie dat leest weet precies genoeg. Wie in plaats daarvan twintig minuten aan argumenten terugleest, weet nog steeds niet waar hij aan toe is en heeft er tien minuten aan besteed.
Er is één uitzondering waar ik zelf streng in ben, en dat is de afweging bij een besluit dat later vragen oproept. Als een team kiest voor de duurdere leverancier, dan is de zin waarom dat is gebeurd meer waard dan het besluit zelf. Over een jaar zit er iemand aan tafel die vraagt waarom in vredesnaam voor die partij is gekozen, en dan is dat zinnetje het verschil tussen een discussie van vijf minuten en een discussie van een uur. Besluit plus reden, niet het hele debat.
Actiepunten met een naam en een datum
De actiepunten zijn het enige onderdeel dat echt af moet zijn. Elke actie heeft een naam en een datum, en dan bedoel ik één naam. Een actie die bij het team ligt, ligt bij niemand. Een actie zonder datum is een voornemen. Zet die actiepunten bovenaan het document en niet onderaan, want dat is het deel dat mensen wel lezen, en de rest is naslag. Ik heb nooit begrepen waarom sjablonen ze standaard achteraan zetten.
Meeschrijven tijdens de vergadering zelf
Over het meeschrijven tijdens de vergadering: doe dat niet letterlijk. De verleiding om te typen wat er gezegd wordt is groot, zeker als je snel typt, en het resultaat is altijd onbruikbaar. Wat wel werkt is een pagina met drie kopjes, besluiten, acties en openstaand, waarin je tijdens het gesprek trefwoorden zet. Op het moment dat je iets in het kopje besluiten zet, stel je hardop de vraag: begrijp ik goed dat we hiermee besluiten dat we X gaan doen? Dat is geen onderbreking maar de nuttigste bijdrage die een notulist kan leveren, want in de helft van de gevallen blijkt de tafel het net niet eens te zijn. Beter dat het daar blijkt dan in het verslag.
Werk het diezelfde dag uit. Niet omdat het netjes staat, maar omdat je aantekeningen na een nacht slapen ongeveer de helft van hun betekenis kwijt zijn. Een half uur op de dag zelf levert een beter document op dan twee uur op donderdag. En stuur het rond met de vraag of iemand er iets in mist, met een termijn erbij: reacties graag voor vrijdag, daarna is dit de versie. Zonder die termijn blijven notulen eeuwig concept.
Wat je bewust weglaat
Dan de kant die minder vaak besproken wordt, namelijk wat je eruit laat. Persoonlijke opmerkingen, irritaties, een grap over een collega, iemand die zegt dat een afdeling er een puinhoop van maakt: dat gaat er allemaal uit. Notulen worden doorgestuurd, gearchiveerd en soms opgevraagd, en een zin die in de kamer prima viel kan op papier vernietigend zijn. Dat is geen censuur maar functionele terughoudendheid: het staat niet in de weg van waarvoor het document bestaat. Bij een vergadering waar het spannend wordt, is de vraag aan het eind van de vergadering of iedereen zich kan vinden in de formulering meer waard dan wat dan ook.
Notuleren als leerpositie
Wat mij betreft is notuleren daarom een van de beste taken die je in je eerste maanden kunt krijgen, en dat zeg ik zonder ironie. Je hoort alles, je leert wie waarover gaat, je ziet waar de besluiten werkelijk vallen, en je hebt een legitieme reden om vragen te stellen die je anders niet had durven stellen. Wat betekent deze afkorting, wie pakt dit op, is dit nu besloten of niet: als notulist mag je dat vragen en word je er serieus om genomen. Dat is een positie die je in geen enkele andere rol in je eerste jaar krijgt, en het is precies het soort ruimte waar het stuk over invloed opbouwen in je eerste baan over gaat.
Er zit ook een schaduwkant aan die eerlijk genoemd moet worden. In organisaties waar het notuleren altijd bij dezelfde persoon terechtkomt, en dat is opvallend vaak de jongste of de enige vrouw aan tafel, verandert het van een leerpositie in een bijrol. Merk je dat het na een half jaar nog steeds automatisch jouw kant op komt, stel dan voor om het te laten rouleren. Dat is een redelijk voorstel dat zelden wordt geweigerd, en het is een goede oefening in het bewaken van je eigen taakomvang, iets wat in een sterke indruk maken in je team ook terugkomt.
Tot slot: het verslag hoeft niet mooi te zijn. Geen inleiding, geen samenvattende slotzin, geen volledige zinnen waar een trefwoord volstaat. Een pagina met vijf besluiten, zes actiepunten met namen en data, en drie regels over wat er blijft liggen. Dat is een uitstekend verslag, en het kost je een half uur. De vier pagina’s die je in je eerste week maakte, waren niet ijveriger, ze waren alleen langer. Waar je in die eerste weken verder tegenaan loopt en wat wel en niet in je takenpakket hoort, staat trouwens in het overzicht over belangrijke zaken in je arbeidscontract bij je eerste baan.
